Основным преимуществом факсимиле можно назвать то, что при его применении руководителю или же должностному лицу необязательно лично подписывать большое количество документов. Однако выделяют целый перечень документов, для которых законом запрещено использовать факсимильную подпись. К подобным документам можно отнести следующие:
- карточки с образцами подписей в банке;
- первичные документы и бухгалтерская отчетность;
-запросы в различные государственные органы;
- векселя;
- платежные документы;
- договоренности
Использование факсимиле при проведении любого вида работ с иными организациями должно проходить только после того, как собственноручно подписываются соглашения между всеми участниками.
Статья 160 п.2 ГК РФ гласит, что при совершении любого рода сделок применение факсимильного воспроизведения подписи с помощью каких-либо средств механического либо иного вида копирования, электронно-цифровой подписи или иного подобного аналога собственноручной подписи допустимо только в порядке и случаях, предусмотренных существующим законом, иными соглашениями и правовыми актами сторон.
В стандартах организации должен быть отмечен определенный перечень документов, на которые может использоваться факсимиле. Также должен быть определен круг лиц, которые имеют право на применение факсимильной подписи при подписании определенных документов, а также несут полную ответственность за его использование